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山东交通学院外宾接待管理办法(暂行)
时间:2019年11月25日 16:03 点击量:

第一章 总 则

第一条为进一步规范外宾接待工作,加强外宾接待经费管理,规范外宾接待费报销标准与流程,根据《山东省省直机关外宾接待经费管理办法》文件精神,结合学校实际制定本办法。

第二条本办法适用于学校各单位(部门),以下简称接待单位(部门),因接待国外、境外来宾而发生的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用开支的管理。

第三条接待单位(部门)接待工作应坚持服务外交、友好对等、务实节俭。接待费用由邀请单位(部门)承担,并符合有关规定。

第四条接待单位(部门)邀请外宾来访应按照有关外事管理规定,严格执行接待计划审批流程,明确外宾团组中由我校招待的人数、天数、费用开支范围以及资金来源、列支渠道等,原则上需提前一个月将《山东交通学院外宾接待审批表》报送国际合作交流处审批。经国际合作交流处书面批准后,接待单位(部门)方可对外发出正式邀请或作出承诺。

第五条对应邀来校的外宾,接待单位(部门)应当根据互惠对等原则或外事交流协议,以及来访外宾对学校教学、科研、学科建设等工作的必要性和重要性区分为全部招待、部分招待和外宾自理。无互惠对等原则及合作交流协议的,招待天数不得超过5天(含抵、离境当天),招待人数从严控制,超出规定天数和人数的,一律由外宾自理。

第二章 开支范围及标准

第六条外宾接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。对于接待单位(部门)邀请来校访问或讲座的外宾,原则上不得列支外宾来华国际旅费。如确有需要承担外宾国际旅费,应事先在外宾接待审批表中单独列出,经相关职能部门批准后方可凭据按实列支。

第七条外宾住宿费按以下规定开支:

(一)外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华。副部长级及以上人员率领的外宾代表团,可安排在五星级、四星级宾馆;司局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团,安排的宾馆最高不超过四星级。

(二)外宾住房标准:副部长级及以上人员可安排套间,其他人员安排标准间。

(三)学校结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议,争取优惠价格。

第八条日常伙食费按以下规定开支:

(一)外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡在学校食堂用餐。

(二)外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准:正、副部长级每人每天不超过500元;其他人员每人每天不超过300元。

第九条宴请费按以下标准执行:

(一)宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费。除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

(二)外宾宴请费(含酒水、饮料)标准:正、副省级人员出面举办的宴会,每人每次不超过400元;厅局级及以下人员出面举办的宴会,每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元、60元。

(三)宴请外宾严格按照中央关于外宾在华期间宴请不得超过2次的规定执行。

第十条交通费按以下标准执行:

(一)确需我校提供交通的外宾接待,接待单位(部门)应当根据实际情况安排,除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

(二)外宾应按级别乘坐相应等级标准交通工具,副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。

确因工作需要并经接待单位领导批准,外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位,原则上按随行不超过1人来安排。

外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第十一条对外赠礼按以下标准执行:

(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。

(二)赠礼对象仅为外方团长,必要时可包括主要陪同人员,原则上由接待单位赠礼1次,其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

(三)对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副省(部长)级人员的,每人次礼品不得超过400元;赠礼方或受礼方为厅(司)局级人员的,每人次礼品不得超过200元;其他人员,可以视情况赠送小纪念品。

(四)对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者,确有必要赠礼的,按照正、副省(部长)人员标准执行。

第十二条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,均由外宾自理。

第三章 陪同人员及经费管理

第十三条学校参加宴请人数应根据礼宾要求安排,外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1∶1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1∶2以内安排。

第十四条陪同外宾赴济南市市区以外地区访问期间,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《山东交通学院差旅费管理办法》有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经所在部门领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

第十五条接待单位(部门)接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要不能按时用餐的,经接待部门领导批准,可以按每人每次50元的标准领取误餐补助。

第四章 报销管理

第十六条接待单位(部门)应当严格执行学校的外宾接待审批制度,加强对本部门外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理,并对本部门外宾接待审批制度执行情况、外宾接待开支及规模控制负责,并配合财务处把好接待费的报销审核关。

第十七条外宾接待费的报销支付应严格按照学校财务处经费使用及管理和公务卡管理有关制度执行,采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付,确有必要的可以在接待费标准内预借部分费用。接待人员在完成外宾接待任务后,应及时(一般为1个月)到财务处办理外宾接待费报销手续。

第十八条接待人员在办理报销手续前,应填写《山东交通学院外宾接待费报销单》,先由承担外宾接待费的项目负责人、部门负责人审批签字,后报国际合作交流处审核通过后,再到财务处核销相关接待费用。

第十九条各项外宾接待费中,除中方陪同人员的误餐补助费按标准领取外,其余的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用,均应在标准限额内,凭据按实报销。

第二十条国际合作交流处应严格按本办法的有关规定审核外宾接待费开支。对于未经批准接待外宾、外宾接待审批手续不全、超范围和超标准开支,以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。

第五章 附则

第二十一条本办法由国际合作交流处负责解释。

第二十二条本办法自公布之日起执行。在此之前发布的相关管理规定与本办法不一致的,按照本办法执行。

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